La digitalisation des entreprises est devenue incontournable pour rester compétitif sur le marché. Dans ce contexte, choisir un ERP adapté à vos besoins est une étape cruciale pour la réussite de votre transformation digitale. Mais face à la multitude de solutions disponibles, comment faire le bon choix ? Voici les critères essentiels à prendre en compte pour sélectionner un ERP performant.
Pourquoi mettre en place un ERP ?
Homogénéisation des informations
L’ERP est la colonne vertébrale de l’entreprise. Il gère toutes les informations de votre activité et vous aidera à avoir une vision globale de votre activité. Pour ce faire, toutes les données sont :
- centralisées : toutes les informations de l’entreprise sont réunies en une seule base de données. Permet un accès rapide et facile à l’ensemble des données.
- standardisées : évite des erreurs de lecture ou d’interprétation et facilite les échanges.
Améliorer la communication
La centralisation des données permet à l’ensemble des services d’ accéder à une source unique d’information, ce qui facilite les échanges entre les services.
Les ERPs contribuent à décloisonner les flux d’information en intégrant des données provenant des différents services de votre entreprise (commerciaux, relation client, admission des ventes…). Cela encourage le partage d’information entre les départements, évitant les situations où une équipe fonctionnerait avec des informations incomplètes ou dépassées.
Booster votre productivité grâce à un ERP
Quelque soit la taille de votre entreprise PME, ETI ou une Grande Entreprise, l’utilisation d’un ERP vous aide à limiter les erreurs liées à l’utilisation d’une multitude de logiciels..
En utilisant un seul outil qui standardise toutes vos données, vous supprimez les erreurs d’interprétation ou de double saisie,et vous vous assurez que vos données sont à jour. Les informations sont mutualisées et centralisées, ce qui offre un gain de temps considérable à tous vos métiers et contribue à la réduction des coûts.
De plus, un ERP offre une visibilité en temps réel sur les données financières et opérationnelles, permettant aux entreprises de réagir rapidement aux fluctuations du marché. En résumé, l’utilisation d’un ERP contribue à créer un environnement d’entreprise plus agile, efficient et compétitif.
Faciliter la prise de décision
En fournissant une base de données centralisée et en garantissant un accès rapide à des informations fiables, un ERP constitue un outil essentiel pour une prise de décision efficace et éclairée au sein de l’entreprise.
Quels critères pour choisir votre ERP ?
Le choix d’un ERP est une décision cruciale qui impacte l’ensemble de votre entreprise. Voici 9 critères essentiels à considérer lors de la sélection d’un ERP.
Adéquation de l’ERP à vos besoins
Assurez-vous que l’ERP répond spécifiquement aux besoins et aux spécificités de votre entreprise. Il doit pouvoir s’adapter à vos exigences et intégrer tous les éléments dont vous avez besoin (gestion des stocks, facturation, comptabilité, CRM …)
Concrètement, il est conseillé de définir ses attentes et objectifs avant de se lancer dans la recherche d’un ERP. Il s’agit ici de déterminer les besoins auxquels l’ERP devra répondre pour déterminer les fonctionnalités qui vous seront indispensables.
Une fois ce travail effectué, vous serez en mesure de cadrer votre projet et de classer vos besoins par ordre de priorité. Lors de votre choix, vous pourrez ainsi vous porter vers un ERP qui répond à l’ensemble de vos besoins critiques ainsi qu’à la majorité de vos besoins importants.
La taille de votre organisation
Que vous soyez une PME ou une grande entreprise, vos besoins ne sont pas forcément les mêmes.
Généralement les grandes entreprises ont des besoins plus complexes, des volumes de données à traiter plus importants.
Une solution mal dimensionnée peut avoir un effet contre productif. En effet, si vous optez pour une solution destinée aux très grandes entreprises mais que votre organisation est une PME ou même un ETI, vous risquez de vous retrouvez face à une complexité d’utilisation et de flux qui risque de troubler vos processus.
Prenez également en compte votre secteur d’activité. Certains ERP sont spécialisés dans certains secteurs (ex : BTP), d’autres au contraire sont plus généralistes et s’adaptent à presque tous les secteurs.
L’agilité et la flexibilité
L’évolutivité de l’ERP est cruciale. Votre entreprise peut croître et évoluer, et votre ERP doit être en mesure de suivre ce rythme. Optez pour une solution qui peut s’adapter à l’expansion de votre entreprise sans nécessiter une refonte majeure.
Un bon ERP doit être capable de s’adapter à ce que vous n’aviez pas prévu. La perte ou l’arrivée d’un gros client, le lancement d’un nouveau produit, le développement de votre entreprise. Les raisons d’évolutions peuvent se présenter sous une multitude de formes.
Facilité d’utilisation et adoption par les utilisateurs
L’ergonomie de l’interface utilisateur est un facteur clé pour assurer une adoption réussie par les utilisateurs. Choisissez un ERP avec une interface intuitive, des fonctionnalités conviviales et des outils de formation efficaces pour garantir une transition fluide.
Les utilisateurs jouent un rôle clé dans la réussite du déploiement d’un ERP. Pour vous assurer d’une bonne adoption du logiciel par vos équipes, vous devez vous assurer de l’ergonomie et de la facilité d’utilisation de l’outil. Si les formations sont importantes, il ne faut pas qu’elles deviennent trop complexes. L’outils en lui-même doit être rapidement pris en main par l’ensemble des personnes qui auront à travailler quotidiennement avec.
Intégration avec des systèmes internes
Vous passez certainement votre journée à passer d’un outil à un autre, en jonglant entre les fenêtres et les différentes applications. Un logiciel ERP durable devrait pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres systèmes et applications que vous utilisez et rendre toutes les informations accessibles en quelques clics. Cela permet une circulation fluide des données et des informations entre les différents outils.
Pour que l’intégration d’un nouvel ERP se passe bien, il faut qu’il puisse communiquer avec la majorité si ce n’est la totalité de vos outils comme votre CRM, vos systèmes de caisse etc… Chez Lundi Matin nous avons développé des API et des connecteurs pour la quasi totalité des outils que vous pouvez être amené à utiliser.
Votre réseau ou Cloud
Il existe deux solutions pour l’hébergement de votre ERP, soit l’hébergement se fait en interne, soit vous optez pour la solution ERP Cloud.
Pour l’hébergement sur votre réseau, il faudra vous assurer que votre infrastructure soit calibrée pour.
Et si vous choisissez un ERP Cloud, nous nous chargeons de l’hébergement, de la maintenance, et de la sauvegarde des données.
Le coût d’entrée avec le Cloud est plus bas que si vous choisissez pour un hébergement interne. En effet, vous n’aurez pas à assumer les coûts pour l’évolution de du système.
Enfin, un ERP Cloud vous permet de travailler d’où vous souhaitez, tout ce dont vous aurez besoin c’est d’une connexion internet.
Si votre choix se porte sur un ERP Cloud, assurez-vous que vos données soient cryptées et que vous en restez propriétaire en cas de litige.
Le coût
Bien évidemment le coût est un critère décisif dans votre prise de décision. Il est donc important de définir en amont votre budget. Le but de l’adoption d’un ERP est de résoudre des problèmes et de faciliter votre gestion, pas de vous mettre dans une situation délicate.
Vous allez donc devoir tenir compte de tous les coûts induits par votre projet. Ils peuvent se répartir de la manière suivante :
- le coût d’acquisition (peut varier selon le nombre d’utilisateurs)
- le coût de l’intégration
- le coût de formation des utilisateurs : c’est souvent le poste qui est négligé, mais des utilisateurs mal formés peuvent gravement nuire à l’efficacité de votre nouvel ERP.
- les frais de maintenance ou de mise à jour.
Support Client
Un problème peut arriver à tout moment,il est crucial d’avoir un support client réactif et compétent, surtout lors de la phase d’implémentation.
Dans ce cas, avoir accès à un support technique de qualité et des services de consultation, un service de ticketing est indispensable. Explorez également les options de formation continue et de mises à jour régulières pour rester à jour avec les nouvelles fonctionnalités et les meilleures pratiques.
En prenant en compte ces critères, vous serez mieux équipé pour choisir un ERP qui répond non seulement à vos besoins actuels, mais qui évolue également avec votre entreprise à long terme.
Sécurité et Conformité
La sécurité des données est une priorité absolue. Les infrastructures des éditeurs de logiciels en mode Saas sont extrêmement sécurisées étant donné la nature des données qui y sont stockées. Opter pour une solution ERP Cloud, c’est vous assurer un niveau de protection élevé.
Avec une solution hébergée en interne, la sécurisation de votre infrastructure sera à votre charge, ainsi que les coûts que cela peut engendrer.
En conclusion, choisir un ERP performant est une décision stratégique pour votre entreprise. En prenant en compte ces dix critères essentiels, vous pourrez sélectionner une solution adaptée à vos besoins, qui vous aidera à améliorer votre efficacité opérationnelle, à optimiser vos processus internes et à réussir votre transformation digitale. Ne négligez pas cette étape cruciale et faites le choix éclairé qui vous permettra de propulser votre entreprise vers le succès.
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou la nature de votre projet, nous vous conseillons de faire appel à des experts qui pourront répondre à toutes vos questions et vous guider.
