Qu’est qu’un bon de commande ?
Un bon de commande (BDC) est un document rédigé par le fournisseur résumant les biens et les services commandé par l’acheteur. Ce dernier doit alors vérifier et signer le bon de commande pour déclencher la livraison et éventuellement l’émission d’une facture pour le BtoB. Le bon de commande à pour objectif de confirmer l’achat des biens et des services commandés et de détailler les modalités de l’échange. Le bon de commande peut être fait par courrier, fax ou e-mail.
Quelles sont les informations inscrites sur un bon de commande ?
Le bon de commande doit contenir des informations obligatoires telles que :
- la mention “Bon de commande” sur le document
- la date et le numéro de commande
- la date et les conditions de livraison
- l’identité complète du fournisseur (adresse du siège social, raison social du fournisseur)
- l’identité complète du client (numéro de SIRET, dénomination sociale de l’entreprise etc…) et l’adresse de facturation
- la quantité et le détails des biens ou services commandée
- le prix hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
- le montant de la TVA
- les modalités de paiement
- les conditions et les délais de rétractation
- les informations liées aux conditions de vente (mode de paiement, conditions de livraison).
Pourquoi utiliser un bon de commande ?
Les entreprises ont recours au bon de commande tout d’abord pour avoir une protection juridique. En effet, le bon de commande représente un contrat légal entre le vendeur et l’acheteur, il permet de valider la promesse de vente. En cas de désaccord sur la quantité des produits par exemple, le bon de commande fait office de référence.
Deuxièmement, le bon de commande facilite le suivi des commandes. Il permet, grâce au numéro de bon de commande, de mieux visualiser et gérer les biens et les services qui ont été commandés.
De plus, le bon de commande aide à éviter les problèmes d’audit. De ce fait, lors d’un contrôle fiscal, les démarches sont plus simples et plus rapides.
Pour finir, le bon de commande facilite la gestion pour les fournisseurs et rend les manœuvres plus rapides, les informations étant toutes au même endroit le fournisseur procède plus rapidement à l’envoi des commandes.
Quand l’entreprise doit-elle fournir un bon de commande ?
Pour plus d’efficacité les entreprises vont fixer un plafond minimum pour l’émission de bon de commande. En outre, certains paiements ne nécessitent pas de bons commande tels que :
- les achats réguliers et récurrents liés aux activités quotidiennes de l’entreprise, y compris le chauffage, l’électricité et le gaz par exemple.
- les remboursements des dépenses internes (matériel interne, fournitures, divertissement). Ils sont généralement appelé « remboursement de note de frais”
- les achats dont le coût total futur est inconnu, une facture sera suffisante.
Différence entre bon de commande et facture ?
La principale différence entre un bon de commande et une facture est que le bon de commande permet de préciser avec exactitude les articles commandés par l’acheteur ainsi que les modalités liées à la livraison et à la commande. Ce document fait office de contrat entre l’acheteur et le vendeur.
Tandis que la facture est un document juridique et comptable qui atteste de l’achat ou de la vente de biens ou de services. Le numéro de bon commande va en général figurer sur la facture afin de s’assurer que les informations des deux documents soient identiques.