La facturation : comment doit-elle être gérée par les entreprises ?
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Lors de la création d’une entreprise, de nombreuses questions peuvent être soulevées, tant sur la stratégie à adopter, que sur des questions financières, mais également sur les obligations légales qui découlent de cette création.

Dans cet article, nous allons nous pencher sur un sujet transverse : la facturation.

En quoi consiste la facturation ? Quelle est l’importance de celle-ci pour votre entreprise ? Quelles règles devez-vous respecter lors de l’établissement de vos factures clients ? Comment choisir le bon outil de gestion ? Autant de questions auxquelles nous allons répondre.

Qu’est-ce que la facturation ?

La facturation intervient pour toute vente de produits ou prestation de services entre deux parties. Cette vente donne alors lieu à l’édition d’une facture indiquant de manière détaillée la transaction effectuée avec les produits et/ou prestations échangés lors de cette vente.

Il faut savoir que la facturation est régi par deux réglementations différentes qui coexistent : celle issue du code du commerce et celle issue du code général des impôts. Ces deux réglementations apportent alors des éléments complémentaires, même si parfois les réglementations imposées peuvent se contredire.

Quand et comment doit être générée la facture ?

D’après ces textes, il y a donc un certain nombre de règles à respecter concernant l’établissement et l’émission des factures.

Tout d’abord, il est convenu qu’il appartient au vendeur ou au prestataire de service d’émettre la facture lors de la réalisation de la vente. Cependant, l’acheteur est également tenu de s’assurer systématiquement qu’une facture a bien été émise en son nom et pour son compte suite à la vente d’un produit ou prestation de services.

Concernant la date d’émission de la facture, les réglementations s’accordent pour dire que toute facture doit être émise pour toute livraison de biens ou de la prestation de service.

Lors de l’établissement de la facture, il convenait jusqu’à peu d’émettre celle-ci en double exemplaire papier, un pour votre client et un pour vous. Cependant, aujourd’hui vous avez la liberté de choisir entre la facture support papier et la facture dématérialisée.

Enfin, pensez à bien conserver l’ensemble de vos factures sur une période d’au moins 10 ans, quelque soit le format, afin de pouvoir justifier l’ensemble de vos transactions en cas de contrôle fiscal.

Quelles sont les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur vos factures ?

Lors de l’établissement de vos factures, vous devez avoir en tête un certain nombre d’éléments qui doivent obligatoirement apparaître afin que votre facture soit conforme à la réglementation. Il est d’ailleurs important de noter que l’absence de facture ou bien l’absence d’un élément obligatoire sur celle-ci peut être passible d’une amende.

Nous avons donc établi ci-dessous la liste des éléments à faire apparaître sur vos factures :

Mentions obligatoires Descriptions
Date d’émission de la facture Date à laquelle la facture est établie
Numérotation de la facture Chaque facture possède un numéro unique qui doit être basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Le numéro doit figurer sur toutes les pages dans le cas où la facture en comporte plusieurs.
Date de la vente ou de la prestation de service Indication de la date effective de la livraison ou bien de la fin d’exécution de la prestation de service
Identité de l’acheteur
  • Dénomination sociale de l’entreprise;
  • Adresse du siège social de l’entreprise dans le cas où l’acheteur est un professionnel ;
  • Adresse du domicile dans le cas où l’acheteur est un particulier (sauf opposition de sa part)
Identité du vendeur ou prestataire
  • Pour un entrepreneur individuel : nom et prénom qui peuvent éventuellement être suivi par son nom commercial ;
  • Dénomination sociale d’une société avec numéro de Siren ou Siret ;
  • Numéro RCS pour les commerçants, en indiquant le nom de la ville d’immatriculation ;
  • Numéro au répertoire des métiers pour un artisan (numéro Siren + RM + numéro département d’immatriculation ;
  • Adresse du siège social ;
  • Mention de la forme juridique (EURL, SARL, SA, SNC, SAS) et du montant du capital social.
Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation)
  • Sauf pour les factures où le montant total HT est inférieur ou égal à 150€ ;
  • La mention du numéro de TVA du client professionnel est facultative pour les opérations réalisées en France
Désignation du produit ou de la prestation qui donne lieu à la facturation
  • Nature, marque, référence, descriptions, des produits ;
  • Prestation : ventilation des matériaux fournis et de la main-d’oeuvre.
Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni Indication des détails en terme de quantité et de prix. Facultatif si la prestation de service a fait l’objet d’un devis préalable accepté par le client).
Prix catalogue Indication du prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis.
Majoration éventuelle de prix Indication des frais de transport ou encore d’emballage.
Taux de TVA légalement applicable et le montant de la TVA correspondant Dans le cas où les opérations sont soumises à des taux de TVA différents, il faut le faire lire sur chaque ligne correspondante
Réduction de prix Tout changement de prix (rabais, ristourne, remise acquise) doit être indiqué sur la facture
Somme à régler Indiquer la somme totale à payer en HT et en TTC

(Source: Service-public.fr)

Au-delà de ces mentions obligatoires, vous avez la possibilité de rajouter sur vos factures des éléments qui vous paraissent pertinents tels que le mode de paiement attendu pour le règlement ou encore vos coordonnées bancaires afin que vos clients puissent effectuer le paiement dès réception de votre facture. En ce sens, notre logiciel de gestion Lundi Matin Business vous permet de personnaliser entièrement vos documents commerciaux tels que vos devis ou vos factures afin que ceux-ci correspondent à votre entreprise et à votre mode de gestion.

Comment choisir votre outil de gestion ?

L’ERP est bien souvent le type de logiciel dans lequel les entreprises investissent en premier. En effet, bien qu’au tout début il est tout à fait faisable de gérer votre activité grâce à un fichier excel plus ou moins complexe, il devient très vite urgent d’opter pour un réel outil de gestion vous permettant de gérer vos tâches administratives et comptables de manière simplifiée et automatisée.

Cependant, avant d’investir dans un logiciel de gestion, assurez-vous que celui-ci saura répondre à l’ensemble de vos besoins. En effet, en fonction du coeur d’activité de votre entreprise, vous avez des besoins de gestion qui diffèrent tels que le cycle de vente, la gestion des ventes, la gestion des achats, les modalités de tarification, etc.

Pour approfondir le sujet, vous pouvez également consulter notre article dédié aux critères essentiels à prendre en compte pour choisir votre solution de gestion d’entreprise.

Avec Lundi Matin Business, LUNDI MATIN souhaite répondre aussi bien aux besoins des auto-entrepreneurs qu’aux TPE et PME en proposant des offres adaptées à chacun de ces acteurs. Ainsi, notre solution s’adapte à l’ensemble des activités, que ce soit dans le domaine du négoce, du service, de l’industrie ou encore de l’artisanat.

Vous avez des questions concernant le logiciel Lundi Matin Business et son utilisation ? N’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de vous répondre dans les plus brefs délais.

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