Actuellement, le commerce en ligne est en pleine expansion. Vous comptez lancer un site e-commerce aussi, et vous vous posez la question de connecter ou non un ERP ? Pour répondre aux besoins de vos clients, vous devez constamment améliorer vos opérations, et c’est justement ce que permet l’Enterprise Resource Planning. Alors, doit-on intégrer un ERP à son e-commerce ? Quels sont les véritables avantages et inconvénients de cette approche ? Explorons en détail les réponses à ces questions !
Qu’est-ce qu’un ERP et pourquoi est-il important ?
L’ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un logiciel conçu pour gérer les différents processus métiers d’une organisation. Il couvre des modules comme la gestion commerciale, des stocks, la relation client, de la production, des ressources humaines ou encore le traitement des commandes.
Toutes ces fonctionnalités sont centralisées dans une base de données unique, mise à jour en temps réel grâce aux transactions effectuées par les utilisateurs concernés. Ainsi, chaque département dispose toujours de données actuelles et fiables. L’ERP est donc une solution de gestion efficace qui permet de dynamiser le workflow d’une organisation, de renforcer la cohérence des données et de réduire les taux d’erreur.
L’importance de l’ERP en e-commerce
L’ERP en e-commerce joue un rôle essentiel dans la coordination des opérations de back office et des ventes en ligne. Un ERP permet de centraliser les données provenant de multiples canaux de ventes, c’est-à-dire les points de vente physiques et les plateformes en ligne. Cette solution permet également de répondre aux exigences en temps réel, pour une gestion efficace des flux de travail.
À savoir qu’il existe différents types d’ERPs, allant des systèmes autonomes aux solutions cloud ERP. En tant que décision makers, vous devez évaluer les besoins spécifiques de votre activité commerciale avant de sélectionner un ERP. Nous abordons les critères de choix à prendre en compte plus bas dans cet article !
De plus, les entreprises B2B peuvent grandement bénéficier d’une intégration e-commerce ERP : leurs besoins sont souvent plus complexes que ceux des entreprises B2C en raison des volumes de transactions plus importants et des processus de vente sophistiqués. Un ERP intégré peut aider à rationaliser les opérations, améliorer la gestion des stocks, et offrir un meilleur service client.
Les avantages de l’intégration d’un ERP à un site e-commerce
Accélérer les flux et éviter les erreurs
Si votre site e-commerce n’est pas connecté à un ERP, vous devez ressaisir manuellement les commandes dans votre système ERP pour pouvoir démarrer la préparation des commandes et générer les documents de livraison. De même, après la réalisation du paiement sur le site, il est nécessaire de ressaisir la transaction dans les modules de gestion commerciale ou de comptabilité.
Intégrer ces systèmes peut vous faire gagner beaucoup de temps en réduisant les tâches improductives et en évitant les erreurs de saisie. De plus, les informations sur l’avancement de la livraison peuvent être automatiquement remontées vers le site e-commerce : un point crucial pour augmenter la satisfaction des clients et les dispenser de vous contacter pour connaître l’état de leur commande.
Augmenter la satisfaction client
Les clients s’attendent désormais à connaître la disponibilité des produits en stock, en particulier s’ils ont le choix entre plusieurs modes de livraison (notamment le retrait en point de vente). Pour que le stock soit à jour et éviter de décevoir vos acheteurs en ligne, il est crucial de connecter un ERP à un e-commerce pour optimiser la gestion des stocks.
De plus, il est essentiel que les tarifs et les promotions sur les articles soient à jour sur votre site web ! En intégrant votre site e-commerce à votre ERP, vous pouvez automatiquement mettre à jour les fiches produits avec ces informations essentielles pour les clients.
Enfin, le fichier clients doit également être synchronisé pour que vous soyez rapidement informé des changements d’adresse par exemple, et que le client puisse disposer d’informations à jour sur le site web pour suivre l’avancement de ses commandes.
Faciliter le service client
Si vous traitez les demandes clients avec un logiciel dédié au service, il est essentiel de le connecter à votre site e-commerce, car les clients sont de plus en plus exigeants et s’attendent à ce que vous ayez accès à toutes les informations en temps réel.
Grâce à une connexion ERP à un e-commerce, vous serez en mesure de connaître l’historique de chaque client. Vous pouvez également mettre en place un chat en direct pour dialoguer avec eux et les guider dans leur processus de commande.
Limites et défis de l’intégration ERP – e-commerce
Évidemment, comme la plupart des solutions, l’ERP e-commerce présente également quelques limites qui peuvent freiner son adoption :
- Coûts initiaux élevés : la mise en œuvre d’un ERP en e-commerce peut nécessiter un investissement initial conséquent. Les coûts incluent l’achat du software, les frais de licence, et les coûts d’intégration.
- Temps de mise en œuvre : l’intégration d’un ERP et sa mise en œuvre peuvent prendre un temps considérable. Pendant cette période, l’entreprise peut rencontrer des perturbations dans ses opérations quotidiennes.
- Former le personnel : l’adoption d’un nouveau système ERP nécessite également de former le personnel, ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires et un temps d’adaptation.
Comment choisir le bon ERP pour son e-commerce ? 8 critères
Si vous êtes convaincu par l’intégration d’un ERP e-commerce à votre structure, encore faut-il choisir le bon outil ! Pour vous aider dans cette démarche, voici les 8 critères qu’il faut absolument prendre en compte :
- Vos besoins spécifiques : identifiez les fonctionnalités cruciales dont vous avez besoin et pensez aux particularités de votre activité e-commerce (par exemple si vous opérez en B2B, B2C, ou les deux).
- Les fonctionnalités des ERP disponibles : assurez-vous que chaque solution offre les fonctionnalités nécessaires pour gérer efficacement votre entreprise et que la solution peut s’intégrer facilement avec votre site e-commerce.
- La facilité d’intégration : la compatibilité technique est cruciale pour éviter des problèmes lors de l’implémentation et pour assurer un transfert de données fluide.
- Les options de personnalisation : chaque entreprise a des besoins uniques. Des options de personnalisation permettent d’adapter le système à vos processus métiers et à vos préférences.
- L’évolutivité : choisissez un ERP e-commerce qui peut évoluer avec votre entreprise. Si vous envisagez une croissance rapide ou une expansion à de nouveaux marchés, l’ERP doit pouvoir s’adapter à cette évolution sans nécessiter une refonte complète du système.
- Le coût total : tenez compte du coût d’achat initial, mais aussi des frais de licence, des coûts d’intégration, de formation, et de maintenance.
- L’expérience utilisateur : l’interface doit être intuitive et facile à utiliser pour vos équipes. Une solution complexe et difficile à utiliser peut freiner l’adoption par vos employés et réduire l’efficacité opérationnelle.
- Le support technique : un support technique fiable est essentiel pour résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir. Vérifiez les options de support offertes (téléphone, email, chat), ainsi que les heures de disponibilité.
Comment connecter un ERP en e-commerce ?
Pour garantir une intégration réussie de votre ERP à votre site e-commerce, et ainsi améliorer l’efficacité de vos opérations et la satisfaction de vos clients, voici les étapes à suivre :
- Sélectionnez un ERP compatible : Il est essentiel de choisir un ERP qui s’intègre facilement à votre site e-commerce et qui répond à vos besoins en matière de gestion d’entreprise.
- Planifiez l’intégration : définissez les étapes de l’intégration, y compris les processus à automatiser, les données à partager entre les systèmes, et les délais prévus. Devrez-vous créer des comptes clients sur votre e-shop B2B, mettre à jour les prix spécifiques selon les clients, etc. ?
- Vérifiez la qualité de vos données : avant d’envoyer des données comme la base client, les prix et le stock, assurez-vous que ces informations sont correctes à l’instant T et fiables sur le long terme. Vous évitez ainsi de transmettre des informations erronées.
- Configurez l’intégration : configurez les paramètres de l’ERP e-commerce pour qu’il fonctionne de manière transparente avec votre site e-commerce, en utilisant des connecteurs de logiciels tiers ou en développant une solution personnalisée.
- Testez l’intégration : assurez-vous que l’intégration fonctionne comme prévu en effectuant des tests rigoureux. Testez à la fois en interne et avec un client réel pour vérifier l’expérience client.
- Déployez l’intégration : n’oubliez pas de bien communiquer les procédures et règles à suivre auprès des équipes pour assurer une gestion efficace.
