Quelles sont les règles de facturation ?

Si vous avez une entreprise, vous avez l’obligation de respecter des règles de facturation. En effet, émettre des factures désigne une fonction commerciale cruciale pour toute entreprise. Il est nécessaire de se conformer à une réglementation stricte. Dans cet article, découvrons ensemble toutes les exigences légales relatives à la facturation : les mentions obligatoires, le format, l’archivage, la numérotation chronologique continue ou encore les délais de paiement.

La facturation est-elle obligatoire ?

La facturation est une obligation légale dans plusieurs cas spécifiques, y compris :

• la vente de marchandises ou la réalisation de services entre professionnels ;
• les ventes à distance à des particuliers, comme les ventes par correspondance.

Cette obligation concerne toutes les formes juridiques d’entreprises, que ce soit les sociétés commerciales, les entrepreneurs individuels ou encore les micro-entrepreneurs.

Pour les services fournis directement aux particuliers, un document spécial (souvent désigné comme une note) doit être émis. Cette note est requise dans les situations suivantes :

• lors de l’exécution de travaux immobiliers, qu’ils soient ou non associés à une vente ;
• pour les services dont le montant TTC est égal ou supérieur à 25 €.

Pour les professions libérales, une note d’honoraires est utilisée en lieu et place d’une facture traditionnelle. Elle doit respecter les mêmes règles de facturation en termes de mentions obligatoires, de conservation et d’utilité.

L’importance de respecter les règles de facturation

Les règles de facturation répondent à de nombreux enjeux : 

• Preuve juridique : une facture sert de preuve juridique dans les interactions commerciales. C’est une trace officielle des transactions entre les parties.
• Clarté des conditions : elle précise les termes et conditions sous lesquels les biens ou services sont vendus, ce qui aide à éviter les malentendus ou les litiges entre l’entreprise et ses clients.
• Justificatif comptable : la facture est enregistrée dans la comptabilité de l’entreprise. C’est un document essentiel pour le suivi des revenus et des dépenses.
• Déduction de la TVA : elle permet aux entreprises de déduire la taxe sur la valeur ajoutée qu’elles ont payée sur leurs propres achats de celle qu’elles ont collectée auprès de leurs clients, ce qui est crucial pour la gestion fiscale.
• Contrôle fiscal : en cas de contrôle, les factures servent de justificatifs pour vérifier l’exactitude des déclarations fiscales soumises par l’entreprise.

Le non-respect des règles de facturation peut entraîner de sérieuses conséquences légales et financières. Les infractions peuvent donner lieu à des sanctions telles que des amendes pénales. Elles peuvent atteindre 75 000 € ou 50 % du montant de la transaction (facturée ou devant être facturée). De plus, le non-respect peut aboutir à un refus du droit à déduction de la TVA et à un redressement fiscal à hauteur de 50 % des sommes impliquées. Il est donc impératif de s’assurer que toutes les facturations sont effectuées correctement et en conformité avec la loi !

4 règles essentielles pour créer une facture conforme

1. Les mentions obligatoires

Lors de la facturation, il est essentiel d’inclure un ensemble de mentions obligatoires sur les factures pour assurer leur conformité légale. Elles garantissent la légalité et la traçabilité des transactions, mais aident également à prévenir les conflits en fournissant une documentation claire et détaillée des engagements commerciaux.

Pour respecter les règles de facturation, voici tous les éléments qui doivent apparaître sur votre facture : 

• Identification de l’entreprise et du client : mentionnez le nom complet, l’adresse du siège social, le numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés (ou tout autre type de registre pertinent) suivi de la ville où le registre est situé, ainsi que le numéro de TVA intracommunautaire de l’entreprise et de son client.
• Date d’émission : la date à laquelle la facture est émise doit être clairement indiquée.
• Numéro de facture : chaque facture doit être numérotée de manière séquentielle et unique pour un suivi facile.
• Description détaillée des biens ou services : fournissez une description précise de chaque bien ou service, y compris la quantité, le prix unitaire, les éventuelles majorations ou réductions, et le prix total hors taxes.
• TVA et montant total : indiquez le taux de TVA applicable, le montant de la taxe calculée et le total toutes taxes comprises (TTC).
• Référence à une exonération de TVA : si applicable, mentionnez la référence légale justifiant l’exonération de TVA.
• Date de livraison ou d’exécution : précisez la date à laquelle les biens ont été livrés ou les services rendus.
• Conditions de paiement : définissez clairement les modalités de paiement, y compris le délai de paiement, le taux d’escompte éventuel pour paiement anticipé, les pénalités de retard, et le montant forfaitaire des frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

2. La numérotation

La numérotation des factures doit respecter des règles de facturation spécifiques pour garantir l’unicité et la continuité. Chaque numéro de facture doit être unique et suivre une séquence chronologique continue sans rupture, sans lacunes ni doublons. Les dates sur les factures doivent également refléter cet ordre chronologique, correspondant à la progression des émissions de factures.

Quant à la structure de la numérotation, elle est relativement flexible. Les entreprises peuvent choisir une séquence numérique simple (01, 02, 03, etc.) ou incorporer un préfixe qui indique l’année et le mois (comme 2024-01-01, 2024-01-02, etc.). Il est également courant de réinitialiser la numérotation au début de chaque année civile. Cette flexibilité permet aux entreprises d’adapter le système de numérotation à leur organisation comptable tout en respectant les exigences légales de traçabilité et de clarté.

3. La forme

Autres règles de facturation : la forme et le format. Toute facture doit être rédigée en français et produite en double exemplaire, que ce soit sous format papier ou électronique. Pour utiliser une facture électronique, l’accord préalable de l’acheteur est nécessaire. Une facture est considérée comme électronique uniquement si elle est à la fois émise et reçue sous cette forme.

Les entreprises qui optent pour la facturation électronique doivent adopter des mesures spécifiques pour assurer l’authenticité de leurs factures et la préservation de l’intégrité de leur contenu. Ces mesures peuvent inclure l’utilisation d’une signature électronique, la mise en place d’un système de contrôle fiable, ou l’emploi de messages structurés conformes à des normes de sécurité établies.

À savoir qu’à partir de 2026, toutes les entreprises françaises seront tenues d’émettre des factures sous forme électronique, conformément aux nouvelles réglementations gouvernementales. Cette obligation vise à améliorer l’efficacité des transactions commerciales, réduire les erreurs de facturation et lutter contre la fraude fiscale. 

Le processus d’implémentation sera progressif : il concernera d’abord les grandes entreprises avant de s’étendre aux PME et aux micro-entreprises. Les entreprises doivent donc se préparer dès maintenant à cette transition en intégrant des systèmes de facturation électronique adaptés !

4. L’archivage

Le Code de commerce dispose que les factures doivent être conservées pendant une durée de 10 ans. De son côté, la législation fiscale exige également une conservation des factures pour une période minimale de 6 ans. Le début de ce délai de conservation est calculé à partir de :

• la date de l’établissement de la facture ;
• ou la date de la dernière inscription de la facture dans les comptes.

En pratique, la période de conservation peut s’étendre au-delà de 6 ans. Par exemple, pour les actifs immobilisés, le délai commence à partir de l’exercice durant lequel les dernières dotations aux amortissements sont enregistrées dans les comptes. Des règles de facturation spécifiques sont également en place pour la conservation des factures. Bien que générées par des outils informatiques, elles sont conservées sur support papier.

Règlement des factures : quels délais légaux ?

Les délais légaux pour le règlement des factures dépendent de la réglementation en vigueur et des accords contractuels entre les parties. En l’absence d’accord spécifique, le Code de commerce français stipule que les délais de paiement ne doivent pas excéder 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.

Cependant, les parties peuvent convenir d’un délai différent, tant qu’il est expressément stipulé dans le contrat et ne dépasse pas les maximums légaux. Ces accords doivent aussi être raisonnables et ne pas abuser de la position dominante de l’une des parties.

Certains secteurs d’activité peuvent également être soumis à des règles de facturation spécifiques qui définissent des délais de paiement différents. Par exemple, le secteur de la construction profite de délais ajustés en fonction des étapes d’avancement des travaux.

De plus, le retard de paiement d’une facture peut entraîner l’application de pénalités de retard. Ces dernières sont calculées sur la base du taux d’intérêt appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points de pourcentage.