E-Commerce

La comptabilité d'un e-commerce

Satisfaire à vos obligations légales, structurer votre comptabilité, transmettre vos données à votre cabinet d'expertise comptable, vendre à l'international, tels sont les enjeux de la comptabilité d'un e-commerce.

La facturation : une étape indispensable

La loi est très claire.

"Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent faire l'objet d'une facturation." Art. L441-3 du code de commerce

Dans le e-commerce la règle est très simple : la facture doit être éditée à l’expédition et non pas suite au règlement du client.

La facture doit être éditée à l’exécution du contrat : « Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du service » – Art. L441-3 du code de commerce. En matière de e-commerce, l’exécution du contrat intervient au moment où le vendeur livre la marchandise.

Il est donc primordial de satisfaire à cette obligation.

Les différents moyens pour générer la facture : Recopie, Echange de données, Module de facturation...

Les principales solutions de e-commerce permettent de produire les bons de livraison et les factures de vente. Il existe également des connecteurs vers les logiciels de comptabilité. Mais pas, et de loin, vers l'ensemble des principales solutions. De ce fait cela nécessite la saisie des factures de vente en comptabilité ou de substituer la facturation en gestion commerciale à celle du e-commerce. Dès que l'activité se développe, ces ressaisies deviennent lourdes à gérer et sont source d'erreurs.

Quand vous gérez plusieurs sites de vente, sur la solution d'un même éditeur ou à plus forte raison d'éditeurs différents, la situation se complexifie d'autant. Comment en effet garantir une souche et des numéros de facture uniques dans ce cas de figure?

Structure des écritures comptables (Clients, Articles, TVA, Modes de règlement, Journaux et Plan Comptable Général)

Une facture est établie au nom d'un client et contient à la fois des produits, des taxes (TVA et taxes parafiscales de type écotaxe…) et des services. Elle reprend également les informations liées au règlement, son montant et la manière dont il a été réalisé. Ces différents éléments doivent être associés aux bons numéros de comptes comptables pour que l'export puisse fonctionner. Très rares sont les solutions de e-commerce qui permettent d'associer ces numéros de compte. Si en plus vous avez une activité multi-boutiques…

Transmettre les données à la comptabilité

Comme nous l'avons vu précédemment, peu de modules permettent de transférer les données d'un e-commerce vers les comptabilités. Il est cependant obligatoire de le faire. Afin d'éviter les ressaisies et d'avoir une gestion "propre" des journaux, le passage intermédiaire par une solution de gestion de type LMB s'impose donc comme la solution.

Facture, Avoir, Bon d’achat (Gérer les cas particuliers)

Les solutions de e-commerce dignes de ce nom permettent de gérer les retours articles, les annulations de commandes, la génération d'avoir (remboursement du client) ou de bons d'achat (valeur à déduire d'un futur achat).

Mais elles sont rarement en capacité de gérer les cas particuliers. En effet la génération de la facture intervenant suite au règlement du client et non à la livraison, il est possible et probable que des articles en reliquat soient facturés.

Gérer les acomptes en fin d’exercice

Cas particulier : vos clients vous passent des commandes et les règlent entre le 29 et le 31 décembre. Vous ne pourrez les livrer que début janvier de l'année suivante. Leur règlement constitue donc un acompte. Quelle solution de e-commerce permet de gérer cela de manière correcte ?

Vendre à l’export

La vente à l'export impose des règles, au-delà de la devise utilisée. Cela est vrai pour les ventes réalisées au sein de l'union Européenne, et à plus forte raison en dehors (Suisse par exemple). Comptes comptables différents, régimes de tva différents... toutes ces particularités doivent être gérées de manière précise.