L’archivage, la conservation et le tri des factures est un travail de longue haleine, à la charge de toute entreprise. Les lois régissant la gestion des factures sont strictes et complexes. Cette obligation n’est donc pas à prendre à la légère.
Depuis le 30 mars 2017, les règles de conservation des factures ont été actualisées, notamment en matière de numérisation des documents comptables et fiscaux.
Quels sont les délais et règles de conservation et d’archivage des factures ? De quelle manière pouvez-vous stocker ces documents ? Quelles modifications va entraîner cette loi dans votre entreprise ? Quels sont les outils appropriés pour vous accompagner dans cette démarche ?
Les délais et obligations de conservation des factures
Les entreprises sont soumises à l’obligation de conserver leurs factures aux fins de réalisation et facilitation d’audits fiscaux. Ces documents vont en effet permettre de justifier les transactions effectuées durant toute la période fiscale contrôlée.
Selon les formats et le type de documents, les délais d’archivage et de conservation varient :
- Pour les documents établis sous un format numérique, il est nécessaire de les conserver pendant trois ans sur un support informatique, puis trois ans supplémentaire sur un support au choix de l’entreprise.
- Les documents établis sur un format papier doivent être conservés durant six ans dans leur format d’origine, sur papier.
Jusqu’à présent, les entreprises étaient dans l’obligation de conserver les factures dans leur forme d’origine. En d’autres termes, si les factures étaient émises ou reçues sur un support papier, l’entreprise se devait de les conserver sur ce même support. Il en était de même pour les factures au format informatique, leur conservation devait s’effectuer sous le support d’origine.
Le travail d’archivage étant suffisamment complexe et chronophage, ces règles de conservation selon le format d’origine ne facilitait pas la tâche des entreprises. Il était alors nécessaire renouveler les règles d’archivage afin qu’elles soient en adéquation avec les méthodes de travail actuelles, de plus en plus digitalisées.
Numérisez vos factures papiers
Désormais, l’article 16 de la loi de finances rectificative de 2016 offre la possibilité aux entreprises de numériser leurs factures établies en format papier. Cet assouplissement des règles permet depuis mars 2017 de conserver ces documents sous forme numérique pendant six ans.
Par ailleurs, l’arrêté ministériel du 22 mars 2017 a établi de nouvelles modalités concernant la numérisation des factures papiers afin de limiter les risques de fraude. En effet, les méthodes de numérisation doivent garantir l’inaltérabilité et à la reproduction à l’identique des factures.
La copie de la facture doit alors être conforme à l’original autant en termes d’image que de contenu. Les couleurs doivent être identiques, notamment en cas de mise en place d’un code couleur dans le système de facturation. En effet, le traitement a posteriori de l’image est formellement interdit. Finalement la compression de l’image ne doit pas altérer les informations du document.
Cet allègement de l’obligation de conservation des factures permet désormais aux entreprises de stocker numériquement leurs documents papiers, et de faciliter l’archivage et l’accès aux données comptables.
Quels outils choisir ?
Nous venons de voir que les lois et règlements sont stricts et changeants. Il est alors nécessaire de suivre à la lettre les obligations légales applicables à votre entreprise. Cependant, la veille juridique associée à ces réglementations n’est pas toujours évidente et souvent chronophage. Surtout pour une TPE ou une PME qui n’aura pas forcément les ressources nécessaires pour s’en charger.
L’une des solutions privilégiée par les petites et moyennes entreprises est l’intégration de ces documents dans un ERP. Ce type de logiciel de gestion permet en effet de numériser et stocker ses fichiers de manière durable et sécurisée.
L’ERP Lundi Matin Business (LMB), développé par le Groupe LUNDI MATIN, permet par exemple d’enregistrer simplement vos factures fournisseurs et notes de frais. Couplé à un scanner mobile, l’archivage des factures peut s’effectuer en quelques secondes seulement.
Cette solution permet alors de garder un œil permanent sur les différents documents commerciaux, comptables et fiscaux de sa structure. Les opérations de saisie quotidiennes se trouvent alors réduites et les gestionnaires peuvent consacrer plus de temps à leur cœur d’activité.
Pour plus d’informations sur la solution de gestion commerciale et CRM Lundi Matin Business, n’hésitez pas à consulter le site www.lundimatin.fr. D’autres informations sur la gestion de la facturation sont également disponibles dans un article plus détaillé de notre blog.
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